Contoh Surat Akibat Pengaduan Barang/Produk

Pada aktivitas pembelian sebuah produk, penting diperhatikan bahwa produk yang kita pilih berkualitas baik. Produk dikatakan baik apabila tidak ada ketaknormalan secara fisik dan tidak rusak. Bila kita menentukan produk dan terdapat kerusakan pada produk maka kita berhak untuk mengajukan komplain atau pengaduan kerusakan barang. Pengaduan sanggup dilakukan dengan aneka macam cara salah satunya dengan memakai surat pengaduan barang.

Surat pengaduan barang ini ditujukan kepada penjual atau biro atas barang yang rusak, atau tidak sesuai pesanan yang dilakukan oleh konsumen. Surat yang diterima sebaiknya dilakukan tanggapan kepada konsumen biar konsumen merasa diperhatikan dan tidak dirugikan. Surat ini biasanya ditujukan kepada perusahaan sanggup toko, atau biro barang tersebut.

Surat pengaduan barang ini tergolong surat resmi sehingga kita perlu menciptakan surat dengan tata bahasa yang resmi baik yang kita tuliskan untuk penjual maupun tanggapan kepada pembeli. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dikala akan menulis surat tanggapan pengaduan ini yakni penggunaan bahasa yang resmi/formal, sopan dan jelas.

Surat tanggapan atas pengaduan barang atau produk mempunyai beberapa ciri khas diantaranya:

Terdapat kalimat ungkapan terima kasih atas pengaduan yang dilakukan.
Adanya ungkapan penyesalan alasannya yakni insiden tersebut, sanggup juga ditambahkan alasan yang mendukung
Adanya keputusan untuk menuntaskan duduk kasus yang muncul
Pemberian saran apabila muncul duduk kasus di luar tanggung jawab penjual dan berupaya membantu pembeli
Berusaha untuk meyakinkan pembeli bahwa insiden tersebut tidak berulang.

Pembuatan surat ini penting untuk memperhatikan susunan dalam surat alasannya yakni surat ini bersifat resmi. Susunan yang ada didalam surat ini biasanya berisi

Kop perusahaan sebagai kepala surat
Lokasi dan tanggal surat
Nomor surat dari perusahaan
Menyertakan tentang surat dibuat
Penambahan lampiran jikalau diperlukan
Alamat akseptor (orang yang dituju)
Isi yang meliputi klarifikasi sebelumnya
Tanda tangan yang memperlihatkan keabsahan

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang alasannya yakni Rusak dalam Pengiriman

PT. Karya Mandiri

Jln. Mawar No. 54

SURABAYA
================================================================

Nomor : 4/ADUAN/V/2016                                                           20 Mei 2016
Hal        : Penggantian Kerusakan
Lamp    : 1 (satu) Lembar Faktur

Kepada
Yth. Pemilik Toko Elektronik Karya
Jln. Lawu No. 45
Kudus, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2016 dengan Nomor: 12/CS/V/34 mengenai tentang pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melaksanakan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah melaksanakan kesalahan dalam proses kemas sehingga menimbulkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan. Atas insiden tersebut, kami selaku tubuh perjuangan mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara biar tidak ada insiden berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang gres sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur orisinil pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Karya Mandiri

Mahmud, SE
Manajer Pemasaran

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang alasannya yakni Rusak dan penggantian

PT Tirta Mandiri

Jalan Bhayangkara No. 043

Gombong, Jawa Tengah

Nomor : 12/BPB/X/2013                                                       18 Oktober 2013
Lamp     : 1 (satu) lembar


Kepada
CV Rekayasa
Jalan Kalurang Km. 17
Sleman, Yogyakarta

Hal        : Balasan Pengaduan Barang

Dengan hormat,

Surat Saudara yang kami terima tertanggal 13 Okober 2013 dengan Nomor: 11/PKB/X/2013 tentang pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat tersebut, kami segera mengirimkan teknisi untuk memperbaiki Mesin Cuci yang mengalami kerusakan.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kerusakan barang tersebut dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya biar tidak terjadi insiden serupa.

Kami juga berinisiatif memperlihatkan kepada Saudara, apabila Saudara berkenan menukarkan Mesin Cuci brand “Uchida” dengan brand “Panasonic” yang mutunya lebih baik, namun harganya sedikit lebih tinggi. Untuk memperjelas, kami juga melampirkan brosur produk sebagai informasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

    Hormat kami,

    PT Tirta Mandiri





    Hartono Raharjo

    Manajer Penjualan